El sábado a las ocho de la noche la luz del módem se pone roja. En la caja hay catorce personas esperando y el cajero tiene veinte segundos para decidir si sigue cobrando o empieza a disculparse.
Esa decisión no debería tomarse en el momento. La respuesta corta es que sí se puede seguir vendiendo: la norma contempla que los sistemas fallan —el suyo, el de su proveedor o el de la propia DIAN— y por eso existe la figura del inconveniente tecnológico, un procedimiento para operar durante la falla y ponerse al día después.
La caída no lo exime de facturar. Le cambia el momento en que la DIAN se entera.
El proceso, de principio a fin
- Se cae la conexión y la venta sigue: el cliente se va con su documento.
- Vuelve el internet y los movimientos suben al sistema.
- Se transmite a la DIAN, dentro de las 48 horas siguientes.
- Se revisa qué quedó sin enviar, y por qué.
No es lo mismo que se caiga su internet, su proveedor o la DIAN
Es la distinción que más confusión produce, porque la gente trata las tres igual. La norma reconoce que el inconveniente puede originarse en lados distintos, y de ahí sale qué le toca hacer a usted:
| Qué se cayó | Cómo se nota | Qué pasa con la venta |
|---|---|---|
| Su internet | El resto del mundo funciona; usted no tiene señal | El sistema sigue operando local y transmite al volver la conexión |
| Su software o su proveedor | Hay internet, pero el sistema no responde o no valida | Es la modalidad de inconveniente del proveedor, la que la DIAN habilitó en la caída de enero de 2025 |
| La DIAN | Nadie en el país está validando | Se emite sin validación previa y se transmite después, dentro del plazo |
La primera es, de lejos, la más frecuente en un restaurante: el proveedor de internet del local, no una caída nacional. Y es también la más fácil de resolver, porque no depende de nadie más que de cómo esté montado su punto de venta.
Qué hacer mientras dura la caída
El plan no lo ejecuta el dueño ni el contador: lo ejecuta quien está en la caja. Son cuatro cosas, caben en media hoja y van pegadas donde se vean:
Fíjese en lo que no está en esa lista: transmitirle nada a la DIAN. Eso lo resuelve el sistema cuando vuelve la conexión.
Si usted entrega tiquete POS, que es el caso de la mayoría de los restaurantes, hay una regla propia: durante el inconveniente se puede entregar el tiquete físico y transmitir la información después, dentro del mismo plazo. Confirme con su contador en qué punto va el calendario del documento equivalente electrónico para su tipo de negocio, porque se ha implementado por etapas.
Y el papel sigue existiendo, pero no es un comodín. La factura de talonario es válida solo cuando el inconveniente impide facturar electrónicamente —no porque sea más cómoda ni porque el cajero nuevo no sepa usar el sistema— y necesita numeración autorizada y vigente. Un talonario comprado en la papelería, sin resolución detrás, no es una factura: es un papel.
Cuando vuelve la conexión: 48 horas y una revisión
Este es el número que hay que tener pegado en la caja. Lo que se emitió durante el inconveniente se transmite dentro de las 48 horas siguientes a que el inconveniente se supera, no 48 horas desde que ocurrió. Si el internet volvió el domingo al mediodía, el reloj arranca ahí. El fin de semana largo es el enemigo natural de ese plazo, y por eso el aviso al contador se manda el mismo día y no en el cierre de mes.
El riesgo real no es la caída: son los días siguientes. La noche de la emergencia casi siempre sale bien, porque la gente improvisa, cobra y el servicio avanza. Lo que falla es después: vuelve el internet, el lunes hay que reponer inventario, el martes llegó un domicilio mal liquidado, y nadie volvió a mirar si todo lo del sábado quedó transmitido. Tres semanas más tarde, en la conciliación, aparecen cuatro documentos que nunca llegaron.
Por eso, al día siguiente de cualquier caída hay que responder tres preguntas: cuántos documentos se emitieron durante la falla, cuántos quedaron transmitidos y aceptados, y si alguno quedó rechazado. Si los tres números no cierran entre sí, todavía hay trabajo pendiente —y hay plazo para hacerlo.
Qué tan incómodo sea responderlas depende del sistema. En HenkoST los movimientos suben solos al volver la conexión y el servidor intenta el envío sin que nadie lo pida; lo que no logra enviarse queda marcado en la web con el motivo, así que revisar es abrir una lista corta en vez de comparar las ventas del día a mano. Lo que ningún sistema hace por usted es garantizar que la DIAN acepte cada documento: esa lista igual hay que mirarla.
Si hubo ventas que entraron de otra forma, el cuadre de esa noche también va a verse raro. Es una de las causas clásicas de descuadre y la tratamos aparte en por qué no cuadra la caja.
Cómo prepararse antes de que pase
Todo lo anterior se decide en una tarde tranquila, no el sábado a las ocho:
Este artículo resume la normativa vigente al momento de escribirlo y no reemplaza el concepto de su contador. Los plazos y los procedimientos de contingencia han cambiado varias veces: antes de aplicar algo de aquí, verifique la versión vigente con su asesor y en el micrositio de facturación electrónica de la DIAN.