Causación automática de facturas electrónicas de proveedores

En la mayoría de empresas cada factura de proveedor se digita dos veces. La primera la escribe el proveedor en su sistema. La segunda la vuelve a teclear un auxiliar contable en el suyo, línea por línea, con su IVA, su cuenta y su centro de costo. Este módulo elimina la segunda.

El problemaPor qué la digitación de facturas cuesta más de lo que parece

Digitar bien una factura de proveedor con varias líneas e impuestos toma entre 5 y 8 minutos. Con 800 facturas al mes son unas 80 horas: casi la mitad del mes de un auxiliar contable dedicada a transcribir información que ya existe en un archivo.

Y el tiempo no es el único costo. Una cuenta equivocada, un IVA en el lugar incorrecto o un gasto cargado a la sede que no era no se ven al digitar: aparecen en el cierre, cuando corregirlos significa reprocesar.

La objeción más común es que el software contable ya importa XML. Lo hace, pero importa el archivo crudo: sin cuenta contable, sin centro de costo y sin los códigos de IVA y retención de su plan de cuentas. El trabajo que cuesta no es leer el archivo, es decidir a qué cuenta y a qué sede va cada línea. Eso es lo que resuelve el módulo.

Cómo funcionaEl recorrido, paso a paso

1. El proveedor le envía la factura electrónica por correo, como siempre. No hay que pedirle nada distinto.
2. Su equipo entra a Henko Web y sube los XML, muchos a la vez, tal como llegaron.
3. Henko lee cada factura: proveedor, NIT, fecha, número, CUFE, ítems e impuestos.
4. A cada línea le asigna cuenta contable, centro de costo, código de IVA y código de retención, según las reglas de su empresa.
5. Su equipo revisa el resultado en pantalla y descarga el Excel con las columnas exactas que pide su software contable.
6. Lo importa. Nadie digitó nada.

Qué leeLo que el módulo saca de cada factura

Qué incluyeLas capacidades, una por una

• Carga masiva de XMLSe suben muchas facturas en una sola operación, con el mismo archivo que llega por correo.
• Cuenta según el impuestoLas líneas con IVA del 19 %, del 5 % o sin IVA van cada una a su cuenta, con su código de IVA y su código de retención.
• ICUI e IBUA en líneas aparteEl impuesto al consumo y el de bebidas ultraprocesadas azucaradas salen como líneas contables independientes, con su propia cuenta.
• Centro de costo automáticoSe asigna según la dirección de entrega o la de su empresa en la factura. Si no hay coincidencia, va al centro de costo por defecto: ninguna factura queda sin asignar.
• Vista previa antes de descargarSu equipo revisa en pantalla el resultado de cada factura antes de generar el archivo.
• Excel con su formatoLas columnas, su orden y su contenido se configuran para el software contable que ya usan.

Se adapta sin desarrolloSu plan de cuentas, sus sedes, su plantilla

Cada empresa tiene su propio plan de cuentas, sus propios centros de costo y un software contable con su propia plantilla de importación. El módulo resuelve esas diferencias con tres maestros de configuración, sin tocar código:

Por eso ponerlo en marcha en su empresa no es un desarrollo a la medida: es una configuración. Se hace en días, no en meses, a partir de su plan de cuentas y de la plantilla de importación de su software. Y si mañana cambian de software contable, se reconfigura la plantilla; el módulo sigue siendo el mismo.

Para quién esDónde rinde de verdad

El ahorro crece con el número de proveedores y de sedes. Rinde más en:

• Empresas que reciben facturas electrónicas de proveedores y hoy las digitan a mano
• Cadenas y operaciones con varias sedes o centros de costo, porque la asignación se hace sola
• Áreas contables que cierran tarde por la carga de digitación de fin de mes
• Clientes Henko: es un módulo de Henko Web y se activa sobre la misma plataforma

Cuánto devuelveLas horas que deja de digitar su equipo

Calculado con 6 minutos por factura, dentro del rango de 5 a 8 que toma digitar una factura de proveedor con varias líneas e impuestos. No incluye el tiempo de corregir los errores de digitación en el cierre.

El ecosistemaParte de la misma plataforma

La consolidación de facturas XML es un módulo de Henko Web, la misma plataforma en la nube donde viven las ventas, los inventarios y los cierres de su operación.

• HenkoST POSEl centro del ecosistema: factura, cuadra caja y consolida todos los canales.
• Planificador de Producción (MPP)Planeación y trazabilidad para operaciones con planta o cocina central.
• Tienda virtualCanal de venta en línea propio, sin comisiones de terceros.

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